Considerações Importantes sobre NF-e

NF-e: DANFE é DANFE, Nota é NF-e

 

"A necessidade é a mãe de toda invenção."

Platão

Do tangível para o intangível

A mudança mais profunda introduzida pela NF-e é a da percepção. Uma real mudança de paradigmas. A maioria das pessoas ainda crê que o DANFE é o documento fiscal.  Armazenam, enviam e copiam o famoso "papelim"….

Não conseguimos ainda sintonizar nossas mentes na era do intangível, do eletrônico, das pessoas…

Conforme o AJUSTE SINIEF 07/05, ato normativo que institui a NF-e, em sua Cláusula primeira:

"Considera-se Nota Fiscal Eletrônica – NF-e o documento emitido e armazenado eletronicamente, de existência apenas digital, com o intuito de documentar operações e prestações, cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e autorização de uso pela administração tributária da unidade federada do contribuinte, antes da ocorrência do fato gerador." (grifos meus)

O mesmo AJUSTE define alguns pontos fundamentais no tratamento dado à NF-e e DANFE:

"Cláusula décima

O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado.

§ 1º O destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência de Autorização de Uso da NF-e.

§ 2º Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto no 'caput', o destinatário deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado."

"Cláusula sétima

(…)

§ 7º O emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, encaminhar ou disponibilizar download do arquivo da NF-e e seu respectivo Protocolo de Autorização de Uso ao destinatário, imediatamente após o recebimento da autorização de uso da NF-e."

Das definições acima podemos ressaltar os seguintes pontos:

1. NF-e é o documento fiscal válido.
2. NF-e é digital.
3. DANFE é apenas uma representação da NF-e para apoio e transporte.
4. Para garantir a autenticidade e conteúdo do DANFE é necessária a verificação de conformidade com documento original, ou seja a NF-e.
5. É uma obrigação do emissor disponibilizar a NF-e ao destinatário.
6. É uma obrigação do destinatário receber o documento fiscal válido: a NF-e.
7. Ambos, emissor e destinatário devem armazenar o documento fiscal (NF-e).
8. Em algumas situações o destinatário poderá armazenar o DANFE, ao invés da NF-e.
9. Não enviar NF-e ao destinatário pode ser entendido como não enviar documento fiscal válido.

10.  Não receber a NF-e pode ser interpretado como aquisição de mercadorias sem documento fiscal válido.

Novos paradigmas, novos desafios

Novos desafios tornam-se evidentes para empresas de todos os portes:

1. Como "encaminhar ou disponibilizar" o arquivo eletrônico da NF-e, o XML, para meus clientes?
2. Como receber e validar o XML de todos os meus fornecedores?
3. Como garantir eu saiba das alterações da situação da NF-e? Um cancelamento indevido, por exemplo?
4. Como armazenar os documentos eletrônicos emitidos e recebidos por tanto tempo, com segurança e confiabilidade?
5. Como garantir que pessoas não autorizadas (meus concorrentes) não tenham acesso aos meus XML´s?
6. Tenho centenas de clientes que não tem acesso à internet. Como cumprir as regras?
7. Tenho centenas de pequenos fornecedores que me enviam XML por e-mail. Como organizar, conferir e armazenar tantos documentos eletrônicos?

De fato, há um problema. Mas para cada novo desafio, surgem novas soluções.

Novos Inventores

Recentemente, participei de eventos para empresas do setor automotivo e me surpreendi com as soluções tecnológicas de EDI (Electronic Data Interchange) apresentadas pela Sawluz (www.sawluz.com.br). As soluções são o "estado da arte" para integração da cadeia produtiva em se tratando de indústrias e seus fornecedores.

Por outro lado, nos últimos 12 meses, ajudei alguns empreendedores a especificar e construir o Megadoc (www.megadoc.com.br). É uma solução bem focada em pequenas e médias empresas. O mais surpreendente é que há uma oferta generosa de serviços gratuitos.

A idéia do Megadoc é realizar "upload" dos arquivos eletrônicos, criticá-los e disponibilizá-los aos seus clientes. O histórico da situação do XML é armazenado, de forma que é possível rastrear, por exemplo, um cancelamento indevido, seja em documentos de entrada ou saída.

Velhas desculpas

"Não acho que a necessidade é a mãe da invenção – uma invenção, na minha opinião, surge diretamente da indolência, possivelmente também da preguiça. Para poupar-se trabalho."

Agatha Christie

Seja qual for o seu caso, necessidade ou  vontade de poupar trabalho, conforte-se: há muita gente boa inventando soluções que caibam no seu orçamento. Lembro que o Megadoc oferece serviços gratuitos. Vale a pena conferir. O que não vale é inventar desculpa para ficar fora da lei.

FONTE: Blog do Roberto DIas - http://www.robertodiasduarte.com.br/?p=6378 - Roberto Dias Duarte | abril 19, 2010