A regra torna obrigatória esta instrumentalização a partir de 1° de janeiro de 2011 para todas as pessoas jurídicas que emitam a NF-e, exceto aquelas optantes pelo regime do Simples Nacional.
Embora já houvesse esta possibilidade desde o início do projeto, a Prefeitura disponibilizava o acesso por meio de uma senha, obtido via requerimento de liberação.
O Certificado Digital é uma ferramenta que, além de ser personalizada, dá plena autenticidade de quem está operando, ou seja, é um documento eletrônico que comprova a identidade do usuário e garante segurança em qualquer situação de uso.
Outro detalhe importante na aquisição é que somente o representante legal da empresa, presencialmente, pode retirar o certificado, que deve ser feito em nome da pessoa jurídica, e não da pessoa física.
Atualmente existem três tipos de certificados disponíveis no mercado: A1, A3 e A4, sendo que os A1 e A3 são os mais utilizados. O primeiro é geralmente armazenado no computador do solicitante, enquanto que o segundo e terceiro são guardados em cartões inteligentes (smartcards) ou tokens protegidos por senha.
O diferencial deles é o nível de segurança. Enquanto o A1 fica gravado na máquina do usuário, que pode sofrer uma pane e perder tudo, os outros, por utilizarem cartão magnético ou token, estão fora desta margem de perigo.
Embora seja amplamente utilizado pelas empresas optantes pelo Lucro Real e emissores da NF-e modelo nacional, os prestadores exclusivamente de serviços ainda não tinham a plena ciência desta ferramenta e alguns até ignoram a obrigatoriedade imposta pela IN 8/10 – SUREM/SF.
Lamentavelmente a página da NF-e no site da Prefeitura do Município de São Paulo não informa ao contribuinte esta nova obrigação. Somente nos links internos de pesquisaa informação é divulgada, assim, se a contabilidade não estiver atualizada, alguns contribuintes poderão não ter condições de emitir seus documentos fiscais eletrônicos.
*Robison Chan Tong, com mais de 25 anos de experiência na área fiscal, é gerente do setor fiscal da Prolink Contábil, (www.grupoprolink.com.br), especializada em assessorias e serviços contábeis, fiscais e folha de pagamento.
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